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不要讓開會成為負(fù)擔(dān)

打小我就討厭開會，討厭當(dāng)眾發(fā)言，這些年在公司雖然盡量避免召開會議，盡量避免參加會議，但有些時候還是躲不過去。我比較喜歡一對一當(dāng)面交流，可人在江湖身不由己，有些事只有召集相關(guān)人員開會才能最迅速最有效地解決問題。既然躲不過去，我就琢磨怎樣才能盡量少開會，怎樣才能最有效率地開會。
　　關(guān)于開會，相信大家都很熟悉，根據(jù)我的經(jīng)驗，對于大部分小公司來說以下兩種情況最常見：
　　一種是開會時一言堂，老板或主持人在上面講，下面或鴉雀無聲或漠不關(guān)心，大家該干嘛干嘛，講完后也沒討論，誰也不把會議內(nèi)容往心里去，最后一哄而散。這常見于公司或企事業(yè)單位的全體大會，屬于走形式。
　　另一種是會議人數(shù)不多，會上七嘴八舌，每個人都只想說不想聽，整個會場亂哄哄，最后的結(jié)果是與會者都頭暈?zāi)X脹而且會上很難能形成決議。此類會議常見于部門等小范圍內(nèi)。
　　經(jīng)營公司很長時間了，對于開會我也有了一些體會。
　　首先，公司目前的體制決定了我們平時應(yīng)避免開非必要的流于形式且勞民傷財?shù)娜w大會，因為這除了滿足經(jīng)理的表演欲外通常不能解決任何問題，除非有事關(guān)公司生死存亡的緊急情況發(fā)生或主持人有希特勒一樣的演說才能和煽動性。
　　其次，在召開必要的部門內(nèi)或跨部門會議時，應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，而且開完會后對于形成的決議要做好記錄并監(jiān)督落實，否則會議開與不開沒有區(qū)別。而這必須開的會議根據(jù)我的經(jīng)驗，也可大致分為兩類：
　　一類是老板或經(jīng)理公布已定型的各類規(guī)定或公司政策，這時通常不需要與會者提出不同意見。這種會的氣氛應(yīng)在控制之中，功課應(yīng)在會下做好，對于有可能的不同意見，開會前就應(yīng)全面了解，對于重點人員私下要溝通好。會議的第一個發(fā)言人很重要，他的發(fā)言常常會給本次會議定了基調(diào)，所以如會議組織者想按照預(yù)定的路線將會議進(jìn)行下去，一定安排好第一個發(fā)言人。有些對政策心懷不滿的人經(jīng)常在會上對某個枝節(jié)問題糾纏不清，不要順著他的思路走，否則整個會議將一事無成。
　　第二類是管理者在做最后決定前聽取意見的會議或沒有預(yù)定結(jié)論的各類協(xié)調(diào)會議。這類會應(yīng)當(dāng)盡量少開盡量控制規(guī)模，凡與會議內(nèi)容無密切關(guān)系的人員一律不參加會議，同時能私下一對一溝通的盡量私下溝通，這樣既提高了效率又避免了當(dāng)眾爭吵傷和氣。有時在會上，對方其實心里已經(jīng)同意了你的想法但礙于面子口頭上也絕不會當(dāng)眾表態(tài)妥協(xié)，這就還需要會下再做工作。開會時要牢牢把握住會議主題，不過多關(guān)注枝節(jié)問題，千萬不要跑題，這樣能節(jié)省大量時間。
　　據(jù)說有的公司開會從來都是站著以提高效率，我想值得試一試。
　　
　　宋博士觀點：
　　管理就是開會，但開會不一定就是管理。大部分人都認(rèn)為自己會開會，就像每個人都認(rèn)為自己會吃飯一樣，但不是每個人都會吃出健康。我們大部分人在開會，但大部分會議并沒有效率也達(dá)不到管理者期望的效果。在這里，“會議五不原則”需要注意：一、不開沒有主持人的會議；二、不開沒有議題的會議；三、不開沒有爭論的會議；四、不開沒有時限的會議；五、不開不做決定的會議。

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